案例分析|企业如何安全管理印章？

近年来，由于印章管理不善造成的违规担保、资金占用等违规行为频发，给各大企业造成了资金、名誉等损失，因为一经加盖印章，相关的文件或资料便有了法律效力，要承担相应的法律责任，可见印章管理确是企业经营管理中的重要一环。
案例一：公章保管不当
2021年12月27日晚间，京蓝科技披露公告称，公司收到印章管理员通知，印章管理员因管理不善，不慎将公司公章及法人杨仁贵的人名章丢失。为减少和控制上述印章丢失给公司造成的损失和风险，公司已安排工作人员办理重新刻制印章事宜。京蓝科技表示，在启用新的公章及法人章之前，任何人使用上述印章签订的任何合同、协议以及其他所有文件，公司及杨仁贵均不予承认，并依法追究相关责任人的法律责任并追究由此给公司及杨仁贵造成的一切损失。
上述公告披露后，京蓝科技股吧遭到投资者热议，其中有投资者表示“董事长怎么没走丢呢”“你们到底能干啥，怎么不把自己丢了”“两市最大笑柄”“什么年代了，还丢公章”......独立经济学家王赤坤对北京商报记者表示，公章是上市公司的重要物件，公章丢失也会让投资者质疑公司管理等方面的能力。
惠朗提示
企业应注意印章存放地点与方式，摒弃传统人工管章的模式。惠朗智能印控设备通过机器管理实物印章，实现人印分离，并且机器采用电子锁加机械锁双重安全控制，保证非暴力无法拆卸和进入；
若因特殊业务需要携带印章外出，传统模式是委派印章监管人员与业务员一同前往，依旧采用人为管章，既浪费人力，又无法完全保障用印的安全性。惠朗智能印控设备可实现用印流程全程线上审批、查阅及管理，远程决定印章是否落盖，不再需要派人跟章，最大程度保障异地用印的合规性与安全性；
企业必须定期检查印章使用情况，企业印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。
案例二：公章私盖乱盖
2021年6月，同德大药房收到了一封法院的EMS邮件，随信资料显示，有一家名叫仁人的公司起诉同德大药房，称同德大药房租赁了他们的房屋后拖欠租金，要求法院判令同德大药房支付房屋占用费和违约金40余万元。同德大药房的王总一头雾水：药房从未跟这家仁人公司租赁过房屋，甚至从未听说过仁人公司，也不知道租房在什么地方，公司怎么就莫名其妙成了被告呢？

案件审理过程中，原告仁人公司向法院提交了证据《授权委托书》和《备忘录》。其中《授权委托书》载明同德大药房授权员工张某某代表公司对外签订合同并加盖同德大药房公章，《备忘录》载明同德大药房确认已实际占用案涉房屋长达3月，签章处盖有同德大药房公章。同德大药房随即对公章的真实性提出了异议，法院批准了同德大药房要求司法鉴定的申请。

法院认为，虽然同德大药房抗辩自己未与仁人公司签订《备忘录》，但经司法鉴定，《授权委托书》和《备忘录》上加盖的公章印文系同德大药房公章所加盖，且同德大药房无相反证据证明公章系他人偷盖，因此《备忘录》真实合法有效，同德大药房与仁人公司建立了房屋租赁合同关系，同德大药房系承租人。关于违约金，法院认为《备忘录》约定的违约金过高，法院综合原告仁人公司的实际损失，酌情降低违约金数额。

最终法院判决：1.同德大药房于本判决生效之日起10日内支付原告仁人公司占用费20万元，违约金6万元，共计26万元；2.驳回原告仁人公司的其他诉讼请求。若被告同德大药房未按本判决指定的期间履行给付金钱义务，应依照《中华人民共和国民事诉讼法》第253条之规定，加倍支付迟延履行期间的债务利息。
惠朗提示
公司用章应制定并严格执行用印审批制度，明确每位印章负责人的使用审批权限，对文件和印章使用单签署情况予以审核，同意的则用印，否决的则退回。惠朗科技研发的集用印申请、用印审批、用印等功能于一体的智能印章监控管理系统，支持对接企业OA系统，自定义审批流程，保证非领导授权不得用印；
企业应严格核查印章使用是否与所盖章的文件内容相符，做好审核与存档工作，确保用印记录有迹可查。惠朗智能印控设备通过监控仪、摄像头实时记录用印人的用印过程、用印环境以及用印文件盖章前后完整的图像记录，生成数据并自动上传至云端分类保存，保证可溯可查；
企业应加强对项目部印章、部门印章的使用管理，限定其用途、使用审批程序和使用范围，并采取分级保管的制度，各类印章由各岗位专人依职权需要领取并保管。惠朗智能印控设备可同时存放多枚印章，根据用印指令选择使用；
企业应颁布员工私盖印章、遗失印章、越权盖章、仿冒印章等行为的处理要求，明确每位企业员工知悉相关规定。
为杜绝由人为因素导致的印章风险，多年来，惠朗科技一直在实现安全用印道路上不断探索前行，利用物联网+云服务技术，自主研发智能印章监控管理系统，实现人印分离，真正做到了用印“事前有审批，事中有监控，事后有追溯”的全流程控制。目前已在政法系统、政府机关、金融保险、交通能源、教育科研、国防军工、医疗卫生、通信行业等领域均形成了高效成熟的印章管理系统解决方案。未来，惠朗科技将再接再厉，继续推进核心技术的创新迭代，携手各企事业单位一起实现安全印章管理！